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Smily Books Blog 2017年8月更新中

わかりやすい!と言われる「説明」の技術―コミュニケーションのプロが書いた (1発でできるSUPERラーニング) 内山 辰美(あさ出版)

1.説明の心得
(1)主題から説明する
 背景、前段、準備状況などでなく主題を一言でまず伝える
 →あらかじめ一行で書き留めておくと良い(メモにできない=主題が明確でないということ)
(2)丁寧、漏れなくを考えるのでなく、重要な順に説明する
(3)聞き手の反応が悪いと感じた時はそれが本当かどうか確認する(決して説明過多、クドい説明になってはいけない)
 →短く説明を終えた後、相手の反応がなければ「何かご質問は?」と真意を確認すること
(4)説明のセンテンスは短くする
 →キーワードで言い切るのがよい

2.伝わる説明
(1)自己都合の利用説明は相手側には説明でなく"弁解"にしか聞こえない
 →相手が納得する理由を説明する
(2)相手の起点(今どこにいてどんな状況か)を意識して説明する(例.目的地までの道案内)
(3)出来事の説明は時間軸を一定にする(過去の話の中で更に過去にさかのぼったり、未来にずれたりしない)
 →関心を持ってもらうテクニック:最初に結論(結果)を述べてから、そこに至るまでの出来事を説明する
(4)関係性の説明(原因と結果、自分と相手、相手の未知と自分の既知などのつながりを明確にする)

3.ビジネスにおける説明
(1)企画説明
 商品説明と異なり"見えていない"ものを表現し相手に伝える
(2)実績説明
 ①前段階の目標設定で妥協しない(無理な目標の押しつけは拒否する)
 ②成果や実績を相手に納得させる

4.報告時の6つのキーワード
 「けちするない」で考える
(1)「け」
 「け」結論、結果から報告する
(2)「ち」
 長くなりそうな時は、「ち」中間報告
(3)「す」
 「す」スピーディな報告
(4)「る」
 報告相手が「る」留守でもメモ、伝言などで報告
(5)「な」
 「な」内容は正確に
(6)「い」
 「い」意見、感想は最後に報告

5.聞き手の傾向と説明する時の対策
(1)聞き手は常に飽きやすい
 結論を先に言う
 言うことを予告する(目次、全体説明)
 ポイントを絞り、あとは具体例で補足する
(2)聞き手は必ず先入観がある
 例え話、比喩の利用(共通認識が得られる)
 説明途中で理解しているかどうか確認(ご質問は?)
(3)聞き手は警戒心と親近感両方持っている
 相手の状況に合わせて身近な話題、あいさつ、態度を示す

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