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「すまいりマンスリー」から引っ越しました。

Smily Books Blog 2017年10月更新中

絶妙な文章の技術 田村 仁(明日香出版社)

1.典型的な悪文、4つのタイプ
(1)最優先メッセージが埋もれている
 最優先メッセージは以下の2つ
 ①発信者が一番伝えたいこと②受信者が一番聞きたかったこと
(2)長すぎる
(3)まわりくどい
(4)肝心な内容が見つからない(不要な言葉が多い)

2.優先順位を決める道筋
(1)「言いたいこと」と「伝えるべきこと」の違い
 「言いたいこと」の言いっぱなしは往々にして、「相手への配慮」が足りないことが多い
 ①聞きたくないことは伝わりにくい
 ②依頼文:反発、抵抗感を持たれないよう、積極的な協力が得られるような「配慮」が必要
  →嫌悪、抵抗、反感を買うような文章(命令、強制)は極力避けること
  →まず相手の感情、気持ちを尊重する態度を表明すること
 ③詫び状:過去の自分の努力などは一切触れないこと
  →全ての責任を取ってお詫びするという熱意と誠意のみ表現する
(2)全てを伝達しようと欲張らないこと(伝達すべき最優先の事項に絞り込むこと)
 →全てを伝達させようとすると、文章は複雑になり、結果的に伝わらないことになる
(3)複雑な内容をわかりやすい文章にするポイント
 ①必要伝達事項をメモする
 ②優先順位の高い順に、数字をつける
 ③優先順位の高いメッセージが目立つように書く(強調語句の利用)

3.無駄な言葉を排除する
(1)周辺情報にはできるだけ触れない
 最優先情報の周り(自分自身よく知っている情報)をつい過剰に書きたくなってしまう情報は排除
 →最優先情報をぼかすような情報は極力排除すること
(2)修飾語句はできるだけ使わない
 その修飾語句がないと最優先情報のニュアンスが伝わらない場合のみ、追加する
(3)事実と意見の混同を避ける
(4)主題、目的が変わると同じ文章でも、必要な情報、不要な情報は変化する
 ①一見不要に見えて必要、あるいはその逆も起こりうるため注意が必要
 ②一番伝えたい情報(=最優先情報)の質が低下する/しないで削除するかどうか判断

4.瞬時に伝える技術
(1)まず先に「テーマ」「結論」を提示する
 報告書の「タイトル」と書き出しの1行で内容の大半を伝えるつもりで書くこと
(2)センテンスは短めにする
 ①「が」の連結に注意し、できる限り「が」では文章をつなげない
 ②長くても30〜40文字を1センテンスとする(読んでみて息継ぎができないようなら、長過ぎると判断)
(3)カッコよく書かない
 ビジネス文章では広告業界のようなコピーは不要
 →よく使われる言葉ほど、わかりやすいと心得ること
(4)誤解されないこと
 最も悪い文章(長すぎる、まわりくどい、不要な言葉が多い、何れも意図が伝われば目的は達成される)
 →書き終わった後に、自分の意図と違う意味で受け取られないかどうか必ず点検すること
 →上司に読まれていることを想像し、「それはどういう意味だ?」など「自分ツッコミ」するのが有効

5.読み手を飽きさせない
(1)ニュース性を盛り込み、強調する
 ニュース性=読み手にとって「新しい事実」
(2)客観的事実を入れる
 企画案や提案では、意見よりも事実を充実させないと説得力がなくなる
(3)読みたくなる文章にする

6.キャッチーな言葉にする
(1)タイトル
 ①タイトルをズバリ、印象強くする
 ②最も伝えたい事項を具体的に短文化できるのであれば、それ自体タイトルにしてしまう(本文は補足の文章)
  →具体化すればするほど、他のメールやビジネス文書と差別化されるためキャッチーとなる
(2)本文書き出し
 ①結論を書く
 ②結論だけで説得力がない場合、その効果も含めて書く
(3)文末
 「よろしくお願い致します」に代わる表現をTPOで使い分けること
 →「期待してお待ちしております」「いろいろありがとうございました」
  「ご不明な点がございましたら、いつでもご連絡ください」etc...

7.言い回しを配慮する
(1)反発されない文章にする
 ①「禁煙席」NG→「禁煙に対するあなたのご協力に感謝します」OK
 ②「そのようなことは聞いていませんが」NG→「私にはそのように受け取ることができませんでしたが」OK
(2)2つの反発に気をつけること
 ①内容に対する反発
  話している内容に対して「嘘」があると感じられて(納得や理解できないなど)、受け手から反発される
 ②強制に対する反発
  話している内容に納得したとしても、言い回しに「押しつけ」や「決めつけ」(話し手からの強制力)を含んでいる場合、受け手から反発される
  →受け手の意見も伺いたいという弾力性のある言い回しが必要

8.どうしても文章が書けないときの脱出法
(1)箇条書きにしてみる
 ①まずは思いつくまま(構想をまとめないまま)メモする
 ②重要順に並べ替える

(2)声に出してみる(「話し言葉」を使って文章作成する)
 ①電話で話すつもりで書く
 ②電話での会話と同じように短時間で書き終わる
 ③声に出しながら速記するとよい
 ④最後に話し言葉から文章へ変換(見直し)
  ・話し言葉独特の言い回し(「でしょ」、「ねぇ」など)の削除
  ・長文の分割、短文化
  ・接続詞、文末表現などの工夫 
(3)他人の資料を参考にする
 資料すらない場合、思いついたキーワードを片っ端からインターネット検索する
(4)周りの人と話し合ってみる(インスタントブレーンストーミング)
 ①「何がわかれば文章にできるか」の問いを繰り返す
 ②期待される答えに辿りつくまで質問(問いかけ)は変化させて問い直すことが必要
 ③矢継ぎ早、長時間の質問で相手が飽きないように時折雑談を混ぜること
 ④何人かの人と二人で同じ議論を繰り返すほど、より良い解決方法が見つかる可能性が高い
 ⑤議論を繰り返すうち、自分自身の中にある自分の考えを探し出し、整理することができる

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